Thiếu kỹ năng đặt câu hỏi đồng nghĩa với việc bạn sẽ không đưa ra những câu hỏi chính xác. Khi đó bạn có thể không nhận được câu trả lời mà bạn cần nghe hoặc nhận được thông tin sai hoàn toàn.
Điều này khiến bạn phải đặt ra nhiều câu hỏi hơn, tốn nhiều thời gian hơn để có được phản hồi mong muốn, dẫn đến năng suất làm việc kém hiệu quả.
Đó là lí do vì sao bạn cần cải thiện kỹ năng đặt câu hỏi và sau đây là một số cách giúp bạn làm điều đó một cách dễ dàng.
Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
Kỹ năng đặt câu hỏi được hiểu là cách bạn dẫn dắt một cuộc đối thoại bằng những câu hỏi mang lại không khí tích cực giúp duy trì cuộc nói chuyện và đảm bảo mạch câu chuyện theo dự kiến.
Kỹ năng đặt câu hỏi giúp bạn duy trì cuộc đối thoại lâu hơn và có ý nghĩa hơn
Những nguyên tắc khi đặt câu hỏi
1. Dựa trên mức độ mối quan hệ để đặt câu hỏi
Mối quan hệ cũng sẽ giúp bạn sử dụng đại từ nhân xưng cho phù hợp trong cuộc nói chuyện.
Ví dụ: Với anh em họ hàng thân thiết, bạn có thể sử dụng từ đơn thuần giản dị, với cấp trên sử dụng từ lịch sự, khiêm tốn hơn, với đối tác lựa chọn từ ngữ có phần lịch thiệp, với khách hàng cần dùng những từ ngữ mang tính thuyết phục…
2. Dựa trên nội dụng, mục đích câu hỏi
Để tường tận một nghi vấn đang nảy sinh trong đầu, bạn có thể sử dụng 1 trong 2 cách này để đặt câu hỏi:
Cách 1: Hỏi thẳng vào vấn đề, cách này còn gọi là câu hỏi đóng. Bạn áp dụng câu hỏi này trong trường hợp cần câu trả lời dứt khoát rõ ràng hoặc bạn cần xác định lại câu trả lời.
Cách 2: Hỏi kiểu thăm dò hay còn gọi là câu hỏi mở. Hỏi để được nhận câu trả lời cụ thể hoặc để đối phương diễn giải. Câu hỏi này giúp bạn có được ý kiến của người được hỏi, khơi gợi họ nói cho ta thông tin, nêu ý kiến.
3. Dùng ngôn từ, thái độ phù hợp
Khi đặt câu hỏi, bạn nên chú ý đến ngôn từ và thái độ của mình. Không nên hỏi quá dồn dập, hỏi một lúc quá nhiều câu và thái độ không mấy nhẹ nhàng. Nếu câu hỏi có nội dung nhạy cảm, tế nhị thì nên đặt câu hỏi một cách tinh tế, tránh trường hợp quá sỗ sàng.
4. Hỏi nhưng không quá tò mò
Rất nhiều người mắc phải lỗi này dù chủ ý của bạn chỉ muốn nhanh chóng có câu trả lời nhưng có thể họ nghĩ rằng bạn đang quá thọc mạch vào chuyện đời tư của họ.
Thực tế cho thấy, khi gặp những người quá tò mò, người được hỏi cũng không muốn trả lời, hoặc đôi khi trả lời qua loa, thậm chí không đúng sự thật.
5. Lắng nghe chân thành
Khi đặt câu hỏi dù với mục đích gì, bạn cần có thái độ lắng nghe chân thành, thể hiện rằng mình đang rất quan tâm đến câu chuyện của họ. Lắng nghe giúp người được hỏi cảm thấy họ được tôn trọng.
Hỏi không đơn giản chỉ là hỏi – đáp thông thường. Thông qua câu hỏi, đối phương cũng có thể nhận xét, đánh giá về văn hóa của bạn.
Những kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp hiệu quả
1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng
Câu hỏi mở luôn dẫn dắt người nghe đến những câu trả lời chứa đa dạng kiến thức và nhiều hàm ý khác nhau. Bạn có thể sử dụng một số cụm từ đặt ở đầu câu hỏi để gợi ra những câu chuyện mới như “Bạn có suy nghĩ gì về …” hay “Quan điểm của bạn về vấn đề…”.
Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi ngắn gọn, thường kết thúc bằng từ “không” và thu về câu trả lời là “Có” hoặc “Không”. Trong một vài trường hợp đặc biệt, câu hỏi đóng sẽ hỏi về một sự vật, sự việc cụ thể như tên địa danh, người hoặc mốc thời gian nào đó.
2. Câu hỏi “hình nón”
Một trong những kỹ năng giao tiếp hiệu quả là sử dụng câu hỏi hình nón để khai thác thông tin bằng những câu hỏi từ chung nhất đến chi tiết nhất như “Gia đình có mấy người, có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, kể tên từng người?”
Dạng câu hỏi này thường được sử dụng với mục đích điều tra thêm nhiều thông tin chưa tiết lộ hoặc để thu hút người đối diện đi sâu vào cuộc trò chuyện.
3. Câu hỏi thăm dò
Dạng câu hỏi thăm dò thường được áp dụng nhiều vào kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp để tìm kiếm thông tin của người nghe và những nhu cầu mà họ đang mong muốn.
Câu hỏi thăm dò sẽ giúp người hỏi khai thác thêm những câu chuyện mà người đối diện đang cố né tránh hoặc để làm rõ được những điều còn nghi vấn.
Kết luận
Trên đây là một số lưu ý về kỹ năng đặt câu hỏi mà bạn nên biết. Hi vọng bạn có thể áp dụng những điều này vào cuộc giao tiếp của mình.
Xem thêm: Cách Giúp Bạn Trau Dồi Kỹ Năng Thuyết Trình
Minh Thảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: careerlink, ghichu, 123job)
