Thiết kế công việc một cách hoàn hảo và tốt nhất là một trong những yếu tố góp phần vào sự thành công của lãnh đạo cũng như sự phát triển của toàn doanh nghiệp. Nếu biết thiết kế công việc hiệu quả sẽ giúp cho các công ty ngày càng phát triển hơn và đạt được những thành tựu như mong đợi. Hãy cùng winerp.com.vn tìm hiểu thiết kế công việc là gì và những ưu, khuyết điểm của chúng.
1. Định nghĩa về thiết kế công việc
Thiết kế công việc là quá trình xác định các trách nhiệm và nhiệm vụ nhất định được thực hiện bởi những nhân viên động trong công ty. Ngoài ra, thiết kế công việc còn nêu ra các điều kiện rõ ràng để thực hiện các trách nhiệm và nhiệm vụ.
Thiết kế công việc là cách mà một loạt các công việc, hoặc một công việc trọn vẹn được thành lập. Thiết kế công việc giúp cho bạn quyết định:
- Những việc nào cần phải được thực hiện
- Công việc đó được thực hiện thế nào
- Bao nhiêu việc sẽ được thực hiện
- Các công việc được thực hiện theo một trật tự như thế nào.
Nên cân nhắc cẩn thận toàn bộ những vấn đề có thể ảnh hưởng đến công việc. Sau đó sắp xếp nội dung và nhiệm vụ để tất cả công việc ít có khả năng trở thành rủi ro cho người lao động. Thiết kế công việc thường sẽ liên quan đến các lĩnh vực hành chính chẳng hạn:
- Sự luân phiên của công việc
- Sự mở rộng của công việc
- Tiến độ công việc/tốc độ máy móc
- Giờ làm việc.
Việc thiết kế công việc tốt sẽ khuyến khích sự đa dạng những hoạt động của các vị trí trên cơ thể. Hơn nữa, giúp phân bổ hợp lý các yêu cầu hoạt động trí óc, yêu cầu về sức mạnh và khuyến khích cảm giác đạt được thành quả và lòng tự trọng.
Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự 7 bước
2. Vai trò của thiết kế công việc
Thiết kế công việc có vai trò vô cùng quan trọng. Bởi vì đây là quá trình bảo đảm rằng công việc vẫn được nâng cấp và thích hợp với nhân viên. Mục đích chính của việc này là nhằm làm giảm sự không hài lòng sẽ xảy ra khi thực hiện các công việc hằng ngày. Sự không hài lòng với công việc có thể dẫn đến việc nhân viên rời khỏi công ty và gây ra nhiều khó khăn cho công ty. Nhiệm vụ chính của thiết kế công việc là thường xuyên nâng cấp công việc.
3. Phương pháp thực hiện việc thiết kế công việc
- Luân chuyển công việc: là việc chuyển đổi người phụ trách vị trí này sang vị trí khác. Nên chắc chắn rằng việc luân chuyển này đã được lập kế hoạch và thông báo trước cho nhân viên. Mục tiêu của việc luân chuyển công việc chính là giúp cho nhân viên trau dồi thêm kiến thức, kích thích sự thích thú đối với công việc. Hơn nữa, còn giúp hạn chế những trường hợp bị tẻ nhạt do phải làm lặp đi lặp lại một công việc hằng ngày.
- Đơn giản hóa công việc: việc liệt kê cụ thể và chi tiết các hạng mục công việc và đơn giản hóa tính chất công việc chú tâm vào mục tiêu công việc, quy trình và cách thực hiện.
- Mở rộng nội dung công việc: nhân viên không chỉ phải thực hiện những công việc đơn lẻ mà sẽ phối hợp làm nhiều hạng mục công việc khác nhau. Trách nhiệm của công ty là phải đào tạo những nghiệp vụ cần thiết cho nhân viên khi nhân viên phụ trách công việc được giao. Cũng giống như luân chuyển công việc, mục tiêu của việc mở rộng nội dung công việc là nhằm giúp cho nhân viên nâng cao năng lực và khả năng của mình, không bị nhàm chán với công việc lặp đi lặp lại hàng ngày.
- Đa dạng nội dung công việc: tạo động lực nhằm kích thích nhân viên tăng tính tự chủ, trách nhiệm và kiểm soát công việc của bản thân. Hơn nữa, làm đa dạng nội dung công việc còn giúp nhân viên xác định và hoàn thành các mục tiêu phát triển nghề nghiệp của bản thân.
Xem thêm: Những Cách Rèn Luyện Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Trong Kinh Doanh
4. Ưu và nhược điểm của việc thiết kế công việc
Ưu điểm
Thiết kế công việc được thực hiện nhằm giúp nhân viên hiểu được các nhiệm vụ phải làm và làm như thế nào để có thể phát triển ở mức độ cá nhân hóa và chuyên nghiệp hóa. Một vài ưu điểm của thiết kế công việc bao gồm:
- Giúp tạo ra một công việc nhằm kích thích nhân viên tại nơi làm việc và giảm sự không hài lòng;
- Bảo đảm rằng công việc được chia nhỏ hoặc đơn giản hóa cho nhân viên. Nhất là đối với những người có kiến thức và kĩ năng còn hạn chế;
- Có thể giao cho nhân viên những nhiệm vụ rộng mở hơn. Giúp họ hiểu được nhiệm vụ tốt nhất và thích hợp nhất với họ;
- Giúp doanh nghiệp nhận thấy được những gì cần phát triển và đào tạo cho nhân viên nhằm làm tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
Nhược điểm
- Phương pháp đơn giản hóa công việc có thể khiến cho công việc đơn điệu và gây nhàm chán;
- Phương pháp đa dạng hóa nội dung công việc cho phép nhân viên cấp cao kiểm soát quá nhiều. Do đó, có thể dẫn đến kết quả kém hay xung đột với nhân viên các cấp thấp hơn;
- Luân chuyển công việc có thể làm ảnh hưởng đến dòng công việc và làm cản trở chất lượng đầu ra;
- Mở rộng nội dung công việc có thể làm cho nhân viên không tập trung vào năng lực cốt lõi
Xem thêm: Top 10 kỹ năng đàm phán hiệu quả
5. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế công việc
- Tính thông lệ của công việc: cấp độ xuất hiện của công việc, công việc có quy luật, xuất hiện ổn định và thường xuyên. Nếu như ngược lại thì chứng tỏ công việc đó có tính thông lệ thấp, xuất hiện không ổn định và bất thường.
- Dòng công việc: phụ thuộc vào thuộc tính của sản phẩm và dịch vụ. Nhà quản trị mới cần xác định được lộ trình phát triển của sản phẩm và dịch vụ đó một cách hiệu quả và các hạng mục công việc mới được sắp xếp cân đối và theo một trình tự nhất định.
- Khả năng của người thực hiện: khả năng của người thực hiện là yếu tố có tác động vô cùng lớn đối với quá trình làm việc. Do đó, cần phải chi tiết hóa kỹ năng nghiệp vụ đặc thù của người phụ trách phải như thế nào, yêu cầu những kiến thức gì và kỹ năng gì nhằm giúp phục vụ cho công việc mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian đào tạo và có thể dẫn đến đào tạo không đạt được hiệu quả.
- Tính chất môi trường: công ty là hệ thống nằm trong môi trường. Môi trường có tác động đến công ty và công ty ảnh hưởng đến môi trường. Muốn thay đổi và giữ trạng thái cân bằng mới thì các công ty phải thích nghi được với các tính chất của môi trường.
Lời kết
Trong một xã hội ngày càng phát triển nhanh chóng thì việc thiết kế công việc hiệu quả sẽ giúp các nhà lãnh đạo dẫn dắt được nhân viên của mình. Bên cạnh đó, còn góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của nhân viên. Thiết kế công việc giúp cho nhân viên có những định hướng rõ ràng và cụ thể, tránh làm việc lan man mà không đem lại hiệu quả gì cho doanh nghiệp.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: bcc.com.vn, vietnambiz.vn, eduviet.vn)
