Truyền thông nội bộ (Internal communications)
Truyền thông nội bộ trong tiếng Anh là Internal communications. Truyền thông nội bộ là công tác truyền đạt thông tin giữa thành viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức hay một doanh nghiệp với nhau.
Ta cũng có thể hiểu:
Truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty.
Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của phòng PR hay phòng Nhân sự?
Ai mới nhà người giữ trách nhiệm truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bạn? Phòng nhân sự hay phòng PR? Đây vẫn là một trong những câu hỏi gây nhiều tranh cãi vì mỗi phòng đều có những công việc và đặc thù riêng có liên quan đến truyền thông nội bộ.
Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào?
Rất may là sự tranh cãi này đã có câu trả lời. Theo như kết quả cuộc khảo sát trên 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại được đăng trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karian & Box tại Anh, 53% người được hỏi trả lời rằng truyền thông nội bộ luôn là một phần của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự.
Điều này cũng đúng thôi, vì xét cho cùng, công tác quản lý nhân sự vẫn lấy nhân viên làm trung tâm. Còn đối với những người làm truyền thông, đặc biệt là với những ai xuất thân trong ngành, đôi khi lại rất lạ lẫm với tiếng nói của nhân sự và hành động trong tổ chức.
Để có thể làm tốt công tác truyền thông nội bộ, cho dù doanh nghiệp có chọn cách nào đi chăng nữa thì cũng nên chọn ra một nhân viên chuyên về lĩnh vực này. Nhân viên này cần phải hiểu rõ các vấn đề nội bộ trong chính doanh nghiệp và phải sở hữu tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, để họ có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu.
Lợi ích của truyền thông nội bộ
Xét về thực tế, truyền thông nội bộ có vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu trong quá trình phát triển doanh nghiệp.
Với nhân viên, việc truyền thông nội bộ giúp:
- Nhân viên làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm và năng suất cao hơn
- Nhân viên hài lòng với chế độ lương thưởng
- Hạn chế tối đa việc nhân sự vắng mặt, mất người tài năng
- Hạn chế việc nhân viên nghỉ việc nói xấu, chỉ trích , gây hại đến uy tín tổ chức.
Với cổ đông, truyền thông nội bộ giúp:
- Huy động thêm vốn từ cổ đông hiện hữu
- Đạt được niềm tin, sự ủng hộ từ cổ đông
- Liên minh cổ đông để tránh bị thâu tõm
Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ
– Cung cấp thông tin: nhiệm vụ công tác từng thời kì, thay đổi chính sách và bộ máy
– Tuyên truyền và giáo dục: đường lối, chính sách, pháp luật, truyền thống.
– Xây dựng mối quan hệ nội bộ
– Khích lệ, động viên và thi đua: tấm gương, các phong trào, hoạt động xã hội
Xem thêm: Các cấp chiến lược trong kinh doanh được áp dụng hiện nay
Các phương tiện truyền thông nội bộ
– Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ: các bản tin, sách về tổ chức, thư từ, các bài
phát biểu…)
– Các bảng thông báo
– Mạng internet nội bộ
– Phim ảnh tài liệu về tổ chức
– Đài truyền thanh nội bộ
– Các cuộc họp và giao ban nội bộ
Nội dung của truyền thông nội bộ
– Tổ chức bộ máy quản lí và nhân sự của công ty
– Sản phẩm hàng hóa dịch vụ kinh doanh
– Truyền thống và các thành tựu đạt được
– Nhiệm vụ và kế hoạch trong từng thời kì
– Các sang kiến và giải pháp cải tiến
– Tấm gương người tốt việc tốt
– Các hội nghị và thảo luận khoa học
– Các hoạt động văn hóa, thể thao, kỉ niệm
– Các chương trình tài trợ, từ thiện
– Các văn bản pháp luật mới
Làm sao để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả?
Xây dựng quy trình để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả theo 4 bước
Bước 1: Xác định thực trạng công tác truyền thông nội bộ của doanh nghiệp (nhân viên có được cập nhật thông tin thường xuyên không, hàng tuần có chương trình gì đặc biệt, nội dung ấn phẩm nội bộ có được nhân viên tán thành không,…)
Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ của doanh nghiệp bạn trong tuần tới, tháng tới, năm tới (thêm hoặc thay thế một kênh truyền thông mới, bỏ bớt những chương trình rườm rà, vô ích,…)
Bước 3: Xác định những việc cần làm để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Bước 4: Tìm hiểu những thông tin cần thiết và liên quan để đạt được mục tiêu (bạn cần giao tiếp với ai, bạn đang có kênh truyền thông nào,…)
Những “quy tắc vàng” trong Truyền thông nội bộ – nhất định phải nhớ!
Lắng nghe nhân viên
Gần gũi với nhân viên, xóa mờ khoảng cách bằng những câu chuyện ngoài giờ làm việc, sẽ giúp nhân viên tích cực hơn trong việc đóng góp ý kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm, ý kiến cá nhân của mình, góp phần cho sự phát triển của toàn công ty.
Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Khi các nhà quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể. Để việc lắng nghe đơn giản và hiệu quả và đỡ tốn kém thời gian, thì một mạng xã hội nội bộ Doanh nghiệp luôn là sự lựa chọn tối ưu.
Xác định đúng kênh truyền thông
Nội dung và mục tiêu truyền thông đương nhiên quan trọng, nhưng kênh truyền thông cũng quan trọng không kém. Để có một hoạt động truyền thông hiệu quả, bạn phải chắc chắn rằng mình đã sử dụng đúng kênh truyền thông. Ngoài những kênh như Website nội bộ công ty hay Cổng thông tin Doanh nghiệp, đâu là kênh mà nhân viên của bạn dễ dàng tiếp cận và đón nhận thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời nhất?
Mặc dù, mọi người sử dụng truyền thông qua tin nhắn, ví dụ như qua email, tin nhắn tức thời, thì nó vẫn còn nhiều lỗ hổng khiến mọi người hiểu lầm ý nhau.
Gặt mặt không chỉ tạo ra kết nối tốt hơn cho đội nhóm, nó còn giúp hạn chế sai lệch trong truyền thông, giúp bạn hiểu ngữ cảnh, giọng nói của cuộc nói chuyện.
Công khai các mục tiêu chung
“48% các doanh nghiệp không hiệu quả trong việc giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh, sự truyền thông nội bộ trên xuống không hiệu quả, không làm cho nhân viên hiểu và “sống” với các chiến lược ấy trong hoạt động hàng ngày”.
Bởi vậy, việc công khai các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy mối tương quan giữa các mục tiêu của cá nhân, bộ phận mình, qua đó hiểu được làm thế nào để đạt được mục tiêu chung, tăng tính tương tác. Đây chính là chìa khóa giúp cải tiến sự gắn bó, yêu thích công việc và làm việc hiệu quả của mỗi nhân viên.
Tăng tương tác hai chiều
Truyền thông nội bộ không chỉ giúp gắn kết các nhân viên, mà còn là công cụ giúp lãnh đạo và nhân viên lắng nghe, thấu hiểu lẫn nhau. Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả là phải có sự giao tiếp, tương tác hai chiều, khuyến khích nhân viên và lãnh đạo có những trao đổi cởi mở, rút ngắn khoảng cách.
Trong bối cảnh hiện nay, mạng xã hội có thể coi là là công cụ giúp giảm thiểu tối đa thời gian tương tác theo cách truyền thống trong doanh nghiệp. Qua đó các nhà lãnh đạo cũng hiểu rõ hơn mong muốn, nguyện vọng của nhân viên mình để có những điều chỉnh phù hợp cho sự phát triển chung.
Để có thể làm tốt công tác truyền thông nội bộ, cho dù doanh nghiệp có chọn cách nào đi chăng nữa thì cũng nên chọn ra một nhân viên chuyên về lĩnh vực này. Nhân viên này cần phải hiểu rõ các vấn đề nội bộ trong chính doanh nghiệp và phải sở hữu tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, để họ có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu.
Có thể bạn quan tâm: CRM là gì? Việc triển khai kế hoạch CRM được tiến hành như thế nào?
Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ winerp.com.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.
Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit
