Hành chính nhân sự là một trong những phòng ban đóng vai trò rất quan trọng trong công ty. Phòng hành chính nhân sự hoạt động ổn định và vững vàng thì mới có thể giúp công ty phát triển bền vững. Hãy cùng winerp.com.vn tìm hiểu hành chính nhân sự là gì và quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự qua bài viết dưới đây.
1. Khái niệm về phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của công ty. Phòng này có trách nhiệm là quản lý tất cả mọi công việc liên quan đến lĩnh vực hành chính và nhân sự.
Phòng hành chính nhân sự được tạo ra với mục đích đáp ứng các nhu cầu về nguồn nhân sự trong các bộ phận, phòng ban của công ty. Xây dựng những chính sách, quy chế lương thưởng và những đãi ngộ, chế độ phúc lợi trong doanh nghiệp. Hơn nữa, phòng ban này còn là một nền tảng căn bản cho việc tuyển dụng, lựa chọn nhân sự và đào tạo nhân viên. Đồng thời quản lý các hoạt động hành chính nhân sự.
Xem thêm: Tương lai của ngành nhân sự
2. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Mỗi một công ty dù nhỏ hay lớn cũng đều sẽ có bộ phận nhân sự. Với vai trò là một nhà tuyển dụng thì những nhân viên trong bộ phận nhân sự có trách nhiệm tìm kiếm, chọn lọc, phỏng vấn để chọn ra những ứng viên tiềm năng, thích hợp với những vị trí công việc mà doanh nghiệp đang cần. Mỗi một công ty sẽ phải có những chiến lược nhân sự riêng và phòng hành chính nhân sự cũng không ngoại lệ.
Các nhân viên tuyển dụng của phòng hành chính nhân sự sẽ lập những yêu cầu tuyển dụng. Sau đó trình lên ban giám đốc chờ phê duyệt. Nếu như yêu cầu tuyển dụng thích hợp thì cả team tuyển dụng sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết và thực hiện công việc. Ngược lại, nếu như yêu cầu tuyển dụng vẫn còn thiếu sót thì sẽ được điều chỉnh và bổ sung. Đây là một nhiệm vụ quan trọng của phòng hành chính nhân sự và sẽ được thực hiện như sau:
Khi doanh nghiệp hoặc các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự ở một vị trí nào đó do công việc quá nhiều hay doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng thêm phòng ban nào đó, thì cần tiến hành xây dựng yêu cầu tuyển dụng dựa trên các kế hoạch và quyết định của doanh nghiệp.
Phòng hành chính nhân sự thực hiện tuyển dụng
Phụ thuộc vào những dữ liệu ở từng vị trí cần tuyển dụng nhân sự khác nhau mà nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành các công tác tuyển dụng sao cho thích hợp. Đầu tiên sẽ là đăng bài tuyển dụng lên những kênh tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, chọn lọc và cuối cùng sẽ là phỏng vấn. Quy trình phỏng vấn có thể sẽ được tiến hành bởi Ban giám đốc hay một số nhân viên ở những phòng ban cần tuyển dụng nhân sự tùy thuộc vào những vị trí việc làm khách nhau.
Phòng hành chính nhân sự sẽ dựa vào những thông tin về vị trí, số lượng cần tuyển và các mô tả công việc trên yêu cầu tuyển dụng đã được duyệt. Sau đó, thực hiện đăng tin tuyển dụng nhân sự lên các kênh tuyển dụng như trung tâm việc làm, trang tuyển dụng trực tuyến, báo chí,…
Tiếp nhận các hồ sơ ứng viên gửi đến, thực hiện sàng lọc hồ sơ và sắp xếp lịch phỏng vấn. Tổ chức ban phỏng vấn thích hợp với từng vị trí công việc cần tuyển dụng. Ban giám đốc sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên hoặc giao cho những nhân viên có đủ năng lực đảm nhận.
Xem thêm: Chiến lược tuyển dụng nhân sự hiệu quả
Tiến hành các thủ tục sau phỏng vấn
Khi ứng viên hoàn thành quy trình phỏng vấn và bắt đầu bước vào quy trình thử việc thì các nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ làm hợp đồng thử việc. Trong đó bao gồm các quy định rõ ràng về lương thưởng và thời gian làm việc của ứng viên.
Phòng hành chính nhân sự giải quyết các chính sách và chế độ cho nhân viên
Tùy theo môi trường làm việc của từng công ty, mà Ban lãnh đạo sẽ có những quyết định thực hiện các chính sách và chế độ không giống nhau, bao gồm: phụ cấp, chế độ độc hại, chế độ nghỉ phép năm, chế độ thai sản,…
Các nhân viên nhân sự có trách nhiệm giải quyết những nhu cầu nghỉ phép của nhân viên khi họ làm đơn xin nghỉ phép. Xử lý yêu cầu nghỉ việc của nhân viên khi hết hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên làm đơn xin nghỉ việc.
Ban lãnh đạo có quyền buộc thôi việc đối với những nhân viên làm những việc gây tổn hại cho công ty, những nhân viên vi phạm các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng hoặc vi phạm kỷ luật.
Tiến hành ký hợp đồng lao động
Sau khi ứng viên thử việc thành công và trở thành nhân viên chính thức của doanh nghiệp thì các nhân viên hành chính nhân sự sẽ tiến hành làm hợp đồng lao động chính thức, phụ cấp, đãi ngộ, và các chế độ bảo hiểm mà nhân viên mới được hưởng trong suốt quá trình làm việc.
Tức là sau thời gian thử việc, nếu xét thấy ứng viên đạt yêu cầu mà công ty đưa ra thì sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức. Bên cạnh đó nhân viên nhân sự cũng sẽ tiến hành đăng ký danh sách lao động với phòng Lao động thương binh xã hội và. Lập sổ BHYT, BHXH cho nhân viên mới.
Tiến hành đánh giá nhân viên
Định kỳ, phòng hành chính nhân sự và Ban lãnh đạo sẽ cùng xem xét, đánh giá nhân viên của công ty trong khoảng thời gian vừa qua có hoàn thành tốt các công việc được giao hay không, có vi phạm những quy định của doanh nghiệp hay không. Nếu như nhân viên vi phạm các quy định thì cần có những biện pháp xử lý thích hợp. Bên cạnh đó, dựa trên các thành tích đạt được của nhân viên mà có các quyết định khen thưởng thích hợp.
Sau khi Ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận nêu ra những nhận xét, đánh giá cuối cùng về kết quả công việc của nhân viên, thì có thể biết được nhân viên nào nhân viên nào được thăng chức, nhân viên nào có năng lực phụ trách một công việc khác, nhân viên nào làm việc không tốt hoặc nhân viên nào làm việc tốt.
Sau một khoảng thời gian, có thể là sáu tháng hay một năm, tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp, Ban lãnh đạo sẽ xem xét kết quả làm việc của từng nhân viên và nêu ra các quyết định khen thưởng hoặc những mức kỷ luật thích hợp. Tùy thuộc vào thời gian và năng lực làm việc của mỗi nhân viên mà sẽ có những quyết định tăng, giảm lương sao cho phù hợp.
3. Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự
Bộ phận tuyển dụng
Bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự cho công ty. Họ sẽ liên lạc với các phòng ban để nắm rõ các nhu cầu về nhân sự cần tuyển dụng. Sau đó xây dựng kế hoạch tuyển dụng và thực hiện việc tuyển dụng nhân sự.
Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự 7 bước
Bộ phận C&B
Đây là bộ phận có nhiệm vụ xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi và các chế độ, chính sách có liên quan khác của doanh nghiệp. Mục đích chính là làm sao bảo đảm được tính công bằng về quyền lợi cho nhân viên và những quy định của Nhà nước.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, bộ phận C&B cần nắm vững những kiến thức về bảo hiểm, luật lao động và nhiều quy định, chính sách có liên quan khác.
Bộ phận hành chính
Bộ phận hành chính có vai trò trong các công việc liên quan đến nghiệp vụ hành chính như soạn thảo các văn bản, thông báo, thư từ; lữu giữ, sắp xếp hồ sơ; quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và các tài sản khác của doanh nghiệp;… và cũng có thể phụ trách một số nhiệm vụ của các bộ phận khác.
Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D)
Song song với việc tuyển dụng nhân sự là đào tạo và phát triển. Đây cũng là vai trò chính của bộ phận đào tạo và tuyển dụng. Nhờ đó, giúp nâng cao kiến thức, kỹ năng và năng lực của mỗi nhân viên. Kết quả là làm tăng hiệu quả và hiệu suất công việc. Hơn nữa, đào tạo và phát triển cũng tạo nên những cơ hội giúp cho nhân viên phát triển bản thân và tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp.
Lời kết
Trên đây là những kiến thức cơ bản về phòng hành chính nhân sự và quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự. Hy vọng với những thông tin được cung cấp ở bài viết trên có thể giúp những mọi người hiểu rõ hơn về ngành nghề này. Từ đó có những định hướng phát triển phù hợp cho bản thân nếu muốn tham gia vào ngành này.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: hrchannels.com, www.kynanghr.com, linkpower.vn)
