Kỹ năng tổ chức công việc là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng trong công việc. Nếu có kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ giúp cho công việc đạt hiệu quả và hiệu suất cao hơn. Vậy Thế nào là kỹ năng tổ chức công việc? và Những cách để rèn luyện và phát triển kỹ năng tổ chức công việc là gì? Hãy cùng winerp.com.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Thế nào là kỹ năng tổ chức công việc
Kỹ năng tổ chức công việc là quá trình tạo ra cấu trúc của những tác vụ có trình tự giúp gia tăng năng suất. Để tổ chức được như vậy, những tác vụ phải được ưu tiên hóa theo từng mức độ: cần hoàn thành ngay, có thể hoãn lại, có thể giao cho người khác làm và có thể giảm bớt. Kỹ năng tổ chức công việc giúp giảm thiểu những thói quen làm việc kém hiệu quả như mất bình tĩnh, trì hoãn, không hiểu ý nhau. Bên cạnh đó, quản lý cần có khả năng thích ứng nhanh với những sự thay đổi từ kế hoạch chung của công ty.
Xem thêm: Thiết kế công việc là gì và những lợi ích của việc thiết kế công việc
2. Vai trò của kỹ năng tổ chức công việc
Kỹ năng tổ chức công việc giúp duy trì và nâng cao năng suất công việc
Một trong những lợi ích to lớn nhất mà kỹ năng tổ chức công việc đem lại cho bạn chính là chúng đảm bảo được chất lượng công việc. Khi công việc được triển khai và tổ chức một cách rõ ràng, thích hợp thì tất cả sẽ được diễn ra đúng quy trình và tiến độ, hoặc tối thiểu là hạn chế được các sai lầm. Những ai được phân công cụ thể trong từng nhiệm vụ, nhiệm vụ đó lại tỷ lệ thuận với năng lực của cá nhân thì họ đều có xu hướng làm việc hăng say, tích cực và hiệu quả hơn.
Nhân viên làm việc hiệu quả sẽ giúp cấp trên tiết kiệm được khá nhiều thời gian trong giai đoạn kiểm tra, sửa lỗi và khắc phục. Tức là họ sẽ dành khoảng thời gian đó cho các nhiệm vụ to lớn hơn.
Không chỉ có thế, kỹ năng này còn tạo một cơ sở, một nền tảng tương đối thuận lợi nhằm giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ dữ liệu, kinh nghiệm và cả phương pháp làm việc với nhau. Qua đó, giúp đẩy mạnh quá trình teamwork trở lên hiệu quả hơn.
Kỹ năng tổ chức công việc giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn
Khi làm việc đội nhóm, ai trong chúng ta cũng nhận định được nên tận dụng những kinh nghiệm gì, sở hữu kỹ năng nào và xác định được ai sẽ là người hỗ trợ mình trong quá trình thực hiện công việc. Khi trong nhóm đã có sự thấu hiểu mạnh mẽ về cả hạn chế và thế mạnh của mỗi thành viên thì thường sẽ dẫn đến việc hiểu rõ trách nhiệm của cả tập thể và mỗi cá nhân như thế nào.
Đó chính là lý do mà cấp trên cũng sẽ thuận lợi hơn trong khi phân công công việc. Vì trên thực tế, họ đã biết được nhân viên của mình có năng lực thích hợp với nhiệm vụ gì.
Kỹ năng tổ chức công việc giúp phát triển kỹ năng lãnh đạo
Những người quản lý thường phải có tài tương tác, ăn nói để cấp dưới của mình nhận thức được những trách nhiệm gắn liền với họ. Khi đó, cần nói chuyện thật rõ ràng, cụ thể, làm cách nào để thông tin đến tai nhân viên bảo đảm tính dễ hiểu và chính xác nhất có thể. Ngoài ra, những nhà quản lý cũng nên học cách lắng nghe nhân viên của mình.
Hơn nữa, cấp trên thường có tác động nhất định đến tâm trí của những nhân viên, đây là nguyên nhân khiến bạn nên dành thời gian xây dựng hình ảnh, thúc đẩy động lực cho nhân viên của mình.
Kỹ năng tổ chức công việc giúp xây dựng mối quan hệ với các thành viên trong nhóm
Yếu tố mấu chốt trong kỹ năng tổ chức công việc là người quản lý cần phải duy trì trạng thái tốt đẹp của mình trong mối quan hệ với nhân viên. Những người lãnh đạo được nhân viên tin tưởng thì sẽ luôn được nhân viên thường xuyên tương tác trong công việc, ví dụ như trong trường hợp họ chưa hiểu rõ nhiệm vụ cũng như cách thức hoàn thiện nhiệm vụ,..
Bên cạnh sự tin tưởng, xây dựng tốt mối quan hệ trong phòng ban, bộ phận hay đơn giản chỉ là một nhóm nhỏ cũng sẽ giúp không khí tương hỗ và hòa thuận hơn. Mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý tốt thì công việc lúc nào cũng trải qua suôn sẻ và ít gặp phải sự cố.
3. Các cách rèn luyện và phát triển kỹ năng tổ chức công việc
Rèn luyện óc tổ chức
Bạn nên tự đặt cho mình 3 câu hỏi: Bạn có biết chính xác hiện tại chìa khóa xe máy của bạn đang nằm ở đâu không? Bạn có biết vào 9h sáng ngày mai bạn sẽ phải làm việc gì hay không? Bạn có nhớ được hết tất cả ngày sinh của mọi thành viên trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hay không biết thì bạn chưa phải là người có óc tổ chức công việc.
Viết ra toàn bộ công việc phải thực hiện là cách để bạn rèn luyện óc tổ chức. Sắp xếp một không gian làm việc sao cho tất cả vật dụng đều có mục đích của nó. Nơi làm việc của bạn sẽ trở nên gọn gàng hơn. Bạn cũng không phải tốn thời gian để tìm kiếm chúng.
Sắp xếp lại những tài liệu trong máy tính
Cách sắp xếp theo dạng thư mục hình cây là một trong các cách sắp xếp rất hiệu quả. Trong từng thư mục, bạn nên sắp xếp thành những tệp dữ liệu. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Phân chia nhỏ các tài liệu thành càng nhiều thư mục con càng tốt. Không nên nhét hết toàn bộ tệp vào My documents. Đây là một trong số các kỹ năng rất quan trọng giúp phát triển tốt kỹ năng tổ chức công việc của bạn.
Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng
Bàn làm việc nên được sắp xếp ít tài liệu và gọn gàng. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, chỉ nhìn thôi đã thấy choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu. Những thứ bạn thường dùng như văn phòng phẩm nên đặt sao cho dễ lấy, dễ dùng.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Có 4 giải pháp cơ bản:
- Đánh số tính khẩn cấp: việc rất gấp (1), việc bình thường (2), việc không gấp (3).
- Dùng bút để đánh dấu các công việc: việc cần làm ngay thì dùng bút đỏ, việc bình thường thì dùng bút xanh, việc có thể làm sau thì dùng bút đen.
- Phân loại những giấy tờ công việc vào những cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp có màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp có màu xanh; việc không gấp cho vào cặp có màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu của bạn và xử lý ngay các việc khẩn cấp.
- Dùng phương pháp sơ đồ Găng nhằm xác định được thời gian cần phải hoàn thành công việc.
Thứ sáu hàng tuần sẽ là thời gian bạn nên sắp xếp lại tất cả những tài liệu làm việc trong tuần đó.
Biết từ chối nếu như sếp giao việc quá nhiều
Khi bạn đã có quá nhiều công việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng khá lớn đến chất lượng công việc của bạn vậy thì bạn nên tế nhị từ chối. Người quản lý có thể đánh giá nhân viên của mình qua hiệu quả công việc chứ không hẳn là qua số lượng công việc.
Cảnh giác với những phương tiện kỹ thuật cao
Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống của con người nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Đây cũng chính là một trong các yếu tố tác động lớn đến kỹ năng tổ chức công việc của bạn. Nếu như bạn không biết kiểm soát thì nó sẽ lãng phí rất nhiều thời gian của bạn. Bạn sẽ chẳng thể làm được việc gì nếu như cứ liên tục xem tin tức, lướt facebook,…
Xác định được việc gì là quan trọng
Điều này vô cùng quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Một người quản lý tốt sẽ biết được việc nào là việc mấu chốt, việc nào là việc quan trọng.
Bạn cần có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được các công việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Bạn phải loại bỏ sự rắc rối này sớm để hạn chế phức tạp sau này. Điều này giúp bạn chủ động hơn trong mọi lĩnh vực.
Xem thêm: Kỹ năng tin học văn phòng những điều các bạn cần biết
Lời kết
Kỹ năng là một trong những yếu tố quan trọng và vô cũng cần thiết không chỉ trong công việc mà trong cả cuộc sống. Đặc biệt là kỹ năng tổ chức công việc. Hy vọng với những thông tin trên đây, bài viết này có thể giúp bạn tìm ra cách tổ chức công việc một cách hiệu quả hơn. Giúp cho công việc của bạn đạt được nhiều hiệu quả như mong đợi.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: timviec365.com, unitrain.edu.vn, vmptraining.com)
