Những Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Điện Thoại

Tại thời điểm này việc giao tiếp qua điện thoại đã trở thành hoạt động phổ biến trong cuộc sống hằng ngày.

Chúng ta phải biết kỹ năng cơ bản giao tiếp qua điện thoại để có thể trò chuyện với gia đình, bạn bè, với đối tác bán hàng, tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận khách hàng sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

Đối với người quen thì việc giao tiếp nói chuyện qua điện thoại có thể thoải mái. Tuy nhiên trong kinh doanh thì kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đóng nhiệm vụ trọng yếu trong việc bạn có kiếm được khách hàng hay không.

Vì vậy hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ một vài kinh nghiệm giao tiếp qua điện thoại nhé!

Khi mà bạn là người nhận cuộc gọi

1. Đừng để người gọi độc thoại

Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc nói chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết lặng im lắng nghe, hãy đáp lại họ bằng những câu như: “Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe bạn (anh, chị) nói…”. Những lời giải thích dù ngắn nhưng điều đó thể hiện cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì.

2. Giọng nói từ tốn, vừa phải

Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đấy bạn hãy giải đáp họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu.

Tuy nhiên cũng đừng quá nhỏ, bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.

3. Nghe với thái độ niềm nở, tích cực

Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo toàn bộ cử chỉ, động thái của bạn đó.

Thế nên, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.

4. Không để người mua hàng độc thoại

Khi khách hàng là người gọi điện, họ thường đã chuẩn bị rất kỹ nội dung cuộc nói chuyện và sẵn sàng chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói nhiều, tuy nhiên bạn đừng chỉ biết lặng im, hãy đáp lại họ bằng những câu như: “Vâng”, “tôi hiểu”, “ tôi đang nghe”. Điều này thể hiện rằng bạn vẫn đang lắng nghe và hiểu họ đang nói gì.

5. Không thực hiện công việc riêng khi trò chuyện

Khi nói chuyện điện thoại, bạn không được thực hiện công việc riêng, như ăn uống hay lướt Website… Kể cả khi bạn là người nghe. Điều đó sẽ khiến bạn bị xao nhãng và bỏ lỡ thông tin, dẫn đến cuộc hội thoại có thể sẽ bị gián đoạn.

Nếu như đầu máy bên kia nhận ra bạn không tập trung, họ sẽ nhận xét bạn theo chiều hướng tiêu cực. Đồng nghĩa với việc, bạn đang bị nhận xét là thiếu lịch sự khi giao tiếp bằng điện thoại và khiến họ phật ý muốn kết thúc cuộc nói chuyện.

6. Tóm tắt lại thông tin trước khi kết thúc

Là người nói, bạn phải cần khêu gợi lại nội dung cuộc nói chuyện để chắc rằng đối phương đã nắm được toàn bộ những thông tin đã trao đổi. đồng thời Việc này còn giúp cho bạn kiểm duyệt lại nội dung nếu có sai lệch và tránh được những rắc rối sau này.

Đây cũng là cách thể hiện bạn rất chú ý tới vấn đề mà khách hàng chia sẻ, khiến họ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng bạn nhiều hơn.

7. Chào tạm biệt

Trước khi chào tạm biệt, bạn hãy thử ghi điểm tuyệt đối với khách hàng bằng câu chúc tốt lành hay một lời cám ơn vì đã dành thời gian cho cuộc gọi. Điều này sẽ khiến họ cảm nhận thấy vui vẻ, thoải mái, bên cạnh đấy cũng thể hiện bạn là một người chu đáo, lịch sự. đừng quên phải để khách hàng gác máy xuống trước bạn nhé!

Khi mà bạn là người gọi

Nếu là người gọi các bạn cần chú ý các sai lầm sau:

1. Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi

Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc trước tiên bạn phải cần làm là chào họ và xưng danh tính rõ ràng để người nghe nắm được thông tin của bạn.

2. Cân nhấc giờ và thời điểm gọi

Bạn hãy suy xét thời gian và thời điểm gọi điện thoại. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Chọn thời điểm thích hợp để gọi cũng là một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại quan trọng giúp cung cấp đạt kết quả tốt tốt hơn cho bạn.

3. Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm

Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn.

4. Chuẩn bị trước thông tin trao đổi

Bạn không thể gọi điện đến cho khách hàng, đối tác rồi không hề biết phải nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi. Điều này vừa làm mất thời gian của bạn vừa làm cho người nhận điện thoại cảm nhận thấy không thoải mái.

Đây cũng là một kỹ năng lãnh đạo cần phải có, hãy chuẩn bị sẵn sàng toàn bộ thông tin quan trọng trước khi hành động.

5. Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi

Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu bạn không muốn mất điểm trong mắt của đối phương nhé.

Việc trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tốt sẽ giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, những người bạn, cộng sự. Trong kinh doanh đó là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho các cuộc thương thảo đạt đạt kết quả tốt tốt hơn.