Bảng mô tả công việc là một trong những công cụ giúp cho nhân viên và các ứng viên hiểu được những công việc mình cần phải làm ở mỗi vị trí cụ thể. Một bảng mô tả công việc tốt sẽ giúp các nhà tuyển dụng thu hút được các ứng viên tiềm năng. Hãy cùng winerp.com.vn tìm hiểu về những sai lầm thường gặp khi lập bảng mô tả công việc để các nhà tuyển dụng có thể hạn chế sai lầm và thu hút được nhiều ứng viên quan tâm tới các vị trí cần tuyển dụng của công ty.
1. Thế nào là bảng mô tả công việc
Bảng mô tả công việc có tên tiếng Anh là Job description. Nó là một dạng tài liệu tóm lược ngắn gọn về công việc, trách nhiệm, quyền hạn và vai trò của một cá nhân hoặc tập thể. Ở thời điểm hiện tại, trong toàn bộ các ngành nghề và lĩnh vực đều có sẽ những bảng mô tả công việc riêng phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của nó.
Xem thêm: Quản trị nhân sự là gì? Độ khó của quản trị nhân sự trong thời đại mới
2. Vai trò của bảng mô tả công việc
Vai trò quan trọng nhất của bảng mô tả công việc là kết nối nhu cầu giữa các ứng viên với nhà tuyển dụng. Hơn nữa nó còn giúp giảm bớt thời gian sàng lọc hồ sơ của các ứng viên dự tuyển. Giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm kiếm được người thích hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng. Bên cạnh đó, nó còn giúp ứng viên có thể tự đánh giá được mức độ thích hợp giữa kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của chính mình với yêu cầu công việc của các doanh nghiệp.
Không những giúp các nhà lãnh đạo có cơ sở để giao việc mà còn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên. Từ đó có các chính sách đánh giá hiệu quả công việc và tổ chức các khóa đào tạo thích hợp. Bảng mô tả công việc còn là cơ sở giúp nhân viên hiểu rõ được yêu cầu công việc, trách nhiệm, mục tiêu cũng như chức năng nhiệm vụ và quyền hạn cần phải thực hiện nếu trúng tuyển.
Thế nên, bảng mô tả công việc có vai trò vô cùng quan trọng trong suốt quá trình tuyển dụng, đào tạo và làm việc của nhân viên trong công ty. Nó là cơ sở chỉ dẫn rõ ràng nhằm giúp nhân viên hoàn thành tốt công việc và bảo đảm yêu cầu công việc một cách tốt nhất. Từ đó góp phần vào quá trình làm việc chung của bộ phận và toàn công ty.
Xem thêm: bản đồ chiến lược nhân sự là gì? Tại sao cần bản đồ chiến lược nhân sự?
3. Nguyên tắc cơ bản khi viết bảng mô tả công việc
Mục tiêu công việc
Bảng mô tả công việc cần phải đưa ra được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho doanh nghiệp?”. Đây chính là mục tiêu công việc thích hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này phụ trách.
Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự thì sẽ có nhiệm vụ là đề xuất các chính sách nhân sự, tư vấn thực hiện và theo dõi việc thực hiện các chính sách thì mục tiêu của Trưởng phòng nhân sự có thể là “Đảm bảo số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp bằng cách tiến hành các chính sách nhân sự thích hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất.
Chức năng và nhiệm vụ
Chức năng của mỗi vị trí sẽ được phân bổ từ các chức năng chung của từng bộ phận. Để hoàn thành được mỗi chức năng này, bảng mô tả công việc phải nêu ra được các trách nhiệm chủ yếu. Tức là, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.
Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động nhất định tuy nhiên không phải là dạng quá trình. Mô tả “làm cái gì” chứ không phải mô tả “làm như thế nào”. Chức năng và nhiệm vụ cần phải được sắp đặt theo trình tự thực hiện và thứ tự quan trọng. Bên cạnh đó, cũng nên được diễn tả rõ ràng và ngắn gọn. Một vài bảng mô tả công việc cố gắng liệt kê toàn bộ các nhiệm vụ làm cho danh sách nhiệm vụ phức tạp nhưng vẫn không thể mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
Từng nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một số nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho từng vị trí công việc. Đây là những tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở giúp quản lý thực hiện công việc đối với người lãnh đạo và là tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên.
Quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với vai trò và chức năng của từng vị trí. Mỗi nhân viên được chủ động thực hiện các vai trò của mình với các quyền hạn này. Bên cạnh đó, phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chủ yếu thường gồm các quyền hạn về sử dụng những nguồn lực nhân sự, tài chính, hoạt động, hoặc đại diện ký kết các quyết định, văn bản. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về pháp lý, tài chính, tài sản, con người liên quan tới quá trình thực hiện các nhiệm vụ.
Yêu cầu năng lực
Yêu cầu năng lực là những yêu cầu ở mức tối thiểu về các năng lực cần thiết đối với vị trí công việc nhằm hoàn thành được các nhiệm vụ đã đưa ra. Nó không phải là mô tả về năng lực thực tế của các cá nhân tại doanh nghiệp. Các yêu cầu về năng lực căn bản có thể gồm kiến thức, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ, chuyên môn.
Do đó, để viết được một bảng mô tả công việc tốt sẽ cần phải có nhiều thông tin hơn so với một danh sách những công việc phải làm hàng ngày của một vị trí. Hệ thống các bảng mô tả công việc được thiết lập một cách chắc chắn và bài bản sẽ là công cụ trợ giúp đắc lực trong quản lý hoạt động của công ty và quản lý đội ngũ nhân sự.
Xem thêm: bản đồ chiến lược nhân sự là gì? Tại sao cần bản đồ chiến lược nhân sự?
4. Những sai lầm thường gặp khi lập bảng mô tả công việc
Chức danh không chuẩn hóa, khó hiểu
Chức danh không chuẩn hóa và khó hiểu là điều tối kỵ mà nhân viên tuyển dụng cần phải tránh đặc biệt chú ý. Nếu chức danh không cụ thể sẽ làm cho ứng viên bị mơ hồ và không hình dung được công việc. Vì thế, chính chúng ta đã tự làm hạn chế đi cơ hội tìm được ứng viên thích hợp với vị trí đang cần tuyển dụng. Việc này vừa làm lãng phí tiền bạc và mất thời gian mà lại không đem lại hiệu quả.
Mô tả công việc không giống với thực tế
Từng công việc sẽ có quy trình làm việc riêng. Do đó chỉ cần mô tả sai một vài chi tiết là có thể dẫn đến việc làm sai lệch đi giá trị của công việc. Từ đó dẫn đến việc dễ gây hiểu lầm, thiếu chính xác và làm mất đi sự công bằng lúc thanh toán tiền lương. Khi soạn thảo văn bản mô tả, cần phải bảo đảm mô tả đúng theo thực tế những công việc cần phải làm, không nên đưa vào các việc đang không được thực hiện ở hiện tại.
Mô tả quá chi tiết, rườm rà, dư thừa thông tin
Nhiều người có ý muốn dùng bảng mô tả công việc để thay thế cho toàn bộ các văn bản hướng dẫn khác. Do đó, sẽ cố gắng thêm thật nhiều thông tin vào như cam kết, quy định, nội quy,.. Như thế, bảng mô tả sẽ bị đi sai mục đích và làm cho nhân viên khó có thể xác định được công việc chủ yếu họ phải làm.
Mỗi công việc, chỉ nên nêu ra khoảng 3-5 đầu công việc để diễn giải sẽ là phù hợp nhất mà vẫn bảo đảm làm rõ ý.
Sử dụng thuật ngữ viết tắt, khó hiểu
Đối với lĩnh vực chuyên ngành, việc dùng quá nhiều thuật ngữ viết tắt đối với những nhân viên mới hay ứng viên chờ phỏng vấn đều sẽ gây ra nhiều khó khăn cho họ. Nên cố gắng diễn giải bằng ngôn từ dễ hiểu và trong sáng nhất. Việc này không chỉ giúp tạo điều kiện cho ứng viên mà còn là cách để bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, tối ưu công việc về sau khi không cần phải chỉnh sửa lại bảng mô tả công việc hoặc giải thích về các công việc cần làm.
Đưa ra những kỳ vọng xa vời thực tế
Đây là một cách “phóng đại” công việc lên quá cao, không có sự thích hợp với thực tế và không nhiều người có đủ khả năng đáp ứng. Giao quá nhiều việc và đưa các tiêu chuẩn quá cao sẽ làm cho nhân viên cảm thấy choáng ngợp và không đáp ứng được. Hơn nữa, những mô tả đó có thể vượt quá khỏi vị trí khi thực tế không đòi hỏi tới mức như vậy. Vì vậy, chính bộ phận tuyển dụng đang tự tạo khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên thích hợp với vị trí đang tuyển dụng.
Mô tả công việc trùng lặp
Hiện nay, việc mô tả công việc chồng chéo và bị trùng lặp giữa các vị trí xảy ra tương đối phổ biến. Việc này dẫn đến sự phân chia trách nhiệm không cụ thể, diễn ra tình trạng thiếu rạch ròi. Và như vậy nhân viên sẽ khó có thể nắm bắt được chính xác đầu công việc mà họ cần phải làm.
Không đề cập đến thông tin mức lương và phúc lợi
Lương và phúc lợi chính là hai yếu tố mà ứng viên quan tâm hàng đầu, là tiêu chí giúp phân loại và lựa chọn công việc. Trong phần mô tả công việc của những tin tuyển dụng hiện nay lại rất ít khi đề cập đến lương và phúc lợi.
Nếu không thể nêu ra một con số chính xác, thì để một khoảng ước lượng cũng sẽ tốt hơn rất nhiều. Người tìm việc có thể nắm được tình hình và có khả năng thuyết phục được họ tìm hiểu và chọn lựa ứng tuyển hiệu quả hơn.
Lời kết
Hy vọng với những thông tin về các sai lầm thường gặp khi lập bảng mô tả công việc trên đây. Các nhà tuyển dụng có thể tạo ra cho công ty mình những bảng mô tả công việc hoàn hảo nhất. Giúp thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng đối với mỗi vị trí cần tuyển dụng.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: 123job.vn, leanhhr.com, linkpower.vn)
